A oportunidade e interesse na expansão internacional por parte das empresas leva à necessidade de organizar missões empresariais aos mercados selecionados de forma a prestar apoio à internacionalização. Contudo, se há pouco mais de 1 ano era habitual que se realizassem estas deslocações presenciais de forma a promover momentos de networking entre as empresas, a pandemia de COVID-19 trouxe uma nova realidade e desafios acrescidos. A realidade do teletrabalho instalou-se, mas as necessidades das empresas não desapareceram numa economia fechada e torna-se urgente encontrar alternativas para as reuniões presenciais com potenciais parceiros. Por isso, de forma a ser possível contornar isso e contrariar a estagnação da economia nacional é necessário criar novas oportunidades de exportação de bens e serviços para as PMEs. Através de um novo contexto de trabalho em que as pessoas se habituaram à comunicação online, as missões empresariais virtuais permitem criar fluidez nos contactos com empresas internacionais ajudando as PMEs nacionais a diversificar mercados.
As missões virtuais empresariais têm exatamente o mesmo objetivo que as missões empresariais presenciais, que tiveram que ser substituídas pelas viagens internacionais estarem condicionadas, tendo como foco criar oportunidades de exportação para as pequenas e médias empresas em Portugal. A ideia destas missões é que os agentes se encontrem com potenciais compradores ou outros agentes, participem em visitas ao local e em quaisquer eventos em rede. Os potenciais compradores, agentes, distribuidores e parceiros são muitas vezes obtidos antes de cada missão, através de preparação prévia e cuidada, proporcionando aos intervenientes a melhor oportunidade de construir relações comerciais.
A verdade é que estabelecer contactos de qualidade no mercado externo é a melhor forma de proporcionar às empresas oportunidades de negócios em várias áreas, contrariando a estagnação da economia nacional. Assim, estas empresas podem reunir com importadores e distribuidores (reuniões B2B) com objetivo de encontrar potenciais clientes, reunir informações sobre o setor, expandir o seu canal de negócios. Estas ajudam a nível de aconselhamento, a colmatar lacunas de informação entre novos mercados e clientes, a melhorar desempenhos de exportação. Parte do que acontece nas missões comerciais tradicionais pode ser replicado através de plataformas online.
Na preparação de uma missão virtual importa sempre ter em consideração quem será o público-alvo. Existem algumas questões práticas que devem ser consideradas, nomeadamente:
- Escolher a plataforma a utilizar, pois o que pode ser comumente utilizado num mercado pode não o ser noutro. Entre as plataformas mais utilizadas estão o Zoom, Microsoft teams, Google Meet e Skype;
- Testar a plataforma com um colega, nomeadamente questões de áudio, vídeo e partilha de ecrã;
- Utilizar uma apresentação de apoio;
- Ir além da apresentação comercial;
- Pensar em formas criativas de promover a interação;
- Ter atenção à cor, tipo de letra e design da apresentação;
- Incluir informação pertinente e não sobrecarregar a apresentação;
- Direcionar a informação para o público-alvo;
- Falar de forma calma e ter atenção ao tom de voz;
- Tentar não promover uma apresentação muito longa;
- Ter atenção à imagem de fundo e escolher um local calmo para fazer a apresentação;
- Não demonstrar insegurança e reagir com naturalidade se ocorrerem imprevistos.
Como vantagens destas missões virtuais destaca-se a poupança de recursos (a nível monetário e de tempo), sendo mais rentáveis e acessíveis para pequenas empresas que não dispõem de tantos recursos para estadias prolongadas noutros mercados. Além da maior possibilidade de participação, outra vantagem é a flexibilidade de agenda que o online permite. Mesmo no contexto pós-missão, a possibilidade de gravação do áudio/vídeo, partilha de documentos e a construção de redes com mais participantes constituem também vantagens. Uma notável desvantagem é a perda dos momentos “entre” as reuniões (perda de proximidade no contacto), as conversas casuais de receção ou num intervalo para café. Também estas atividades acrescentam valor e permitem sinergias essenciais, ao unir as pessoas e criar uma experiência mais interligada. O eventual atraso nos agendamentos, devido às dificuldades inerentes das plataformas e a possibilidade de participação de um elevado número de intervenientes que pode condicionar a qualidade das interações constituem também desvantagens.
As missões empresariais abrem portas a empresas de via rápida para dialogar com as empresas certas e, igualmente importante, com os indivíduos certos numa só viagem. É importante notar que o investimento agora em missões empresariais virtuais pode ser compensador no futuro, para preparar terreno para missões comerciais pós-covid-19. No final de contas, estas missões têm como objetivo principal promover o comércio e, à medida que as instituições e empresas se vão adaptando a esta nova realidade podem compreendê-las melhor com a experiência: como substituições temporárias, como alternativas baratas e acessíveis, como componentes mais pequenas numa gama mais ampla de estratégias de promoção comercial. É necessária a cooperação internacional para o comércio fluir, ao aumentar a confiança nos mercados globais, não definir barreiras comerciais, pensar sempre a longo-prazo.
Rita Piloto e Liliana Silva,
Knowledge & Training Unit, Market Access