O desafio de gerir eficazmente equipas virtuais

A pandemia forçou milhares de empresas em todo o mundo a adotar o teletrabalho como forma de gerir os contratempos com que nos deparamos atualmente. Apesar de não ser uma estreia na Market Access, é a primeira vez que temos todos os nossos colaboradores nesse regime. Apoiamos a internacionalização de empresas para todo o mundo e, atualmente, fazemo-lo a partir da casa de cada um.

O trabalho remoto aumentou cerca de 140% desde 2005 e a tendência para o crescimento parece inevitável. De acordo com Mark Mortensen (2015), a gestão de equipas à distância assume-se como um desafio incontornável na medida em que nos deparamos com uma variedade de dimensões capazes de afetar a dinâmica da equipa, nomeadamente, a geográfica, temporal, cultural, linguística e configuracional (o número relativo de colaboradores em cada localização). Tais dimensões afetam naturalmente a eficiência e performance geral da empresa, pelo que, a aposta no teletrabalho exige uma maior capacidade de adaptação e flexibilidade. Promover a confiança de equipa num trabalho à distância, surge como um paradoxo sobretudo numa altura em que o trabalho presencial parece não ter lugar, mas talvez por isso é que nunca a capacidade de organização e planeamento se revelaram tão fulcrais!

Neste sentido, destaco algumas das boas-práticas que implementámos no processo de teletrabalho da equipa Market Access e que se têm revelado profícuas:

1. Diminua a distância física, aumentando a frequência das reuniões on-line

Envie uma mensagem ou ligue à sua equipa pelo menos uma vez por dia para partilhar novidades, questionar sobre possíveis dúvidas, entre outros assuntos. Promova uma reunião informal, sem agenda rígida e, mais do que pedir um report, fomente a partilha e colaboração de todos. Esteja presente, mostre-se disponível!

2. Clarifique tarefas, processos, objetivos e responsabilidades

Em ambiente virtual é ainda mais essencial que todas as tarefas, processos, objetivos e responsabilidades estejam bem definidos, uma vez que o trabalhador está isolado e terá que ser mais autónomo no desenvolvimento do seu trabalho. Para além de definir quem faz o quê e quando, é importante que periodicamente promova retrospetivas para avaliar como o trabalho está a ser desenvolvido e identificar potenciais melhorias. Dê e forneça feedback regularmente.

3. Reserve um espaço no seu dia de trabalho para que qualquer pessoa da equipa possa entrar em contacto

Durante este horário, a equipa sabe que poderá contactá-lo e tirar dúvidas, debater aspetos práticos, partilhar conquistas e constrangimentos. À distância de uma videochamada, os seus colaboradores sabem que podem contar consigo para debater e partilhar o que for necessário.

4. Convide a sua equipa a procurá-lo com problemas, mesmo que não tenham uma solução.

Exigir que um colaborador apenas recorra a si quando tem a solução para um problema poderá ser castrador e inibir a partilha e a interação. Potencie a partilha do seu know-how no desenho e resolução de problemas e, por conseguinte, poderá contribuir para uma identificação mais eficaz das causas do problema e da aplicação de ações de melhoria contínua (por exemplo o Ciclo PDCA – Plan – Do – Check – Act).

5. Crie momentos de “coffee and talk”

O networking é fundamental para criar ligações fortes e promover a comunicação entre a equipa. Transfira as “pausas para café” para o cenário virtual, de modo a promover a socialização entre a equipa. No nosso caso, com equipas internacionais, a partilha destes momentos é recheada de multiculturalidade!

6. Fomente a partilha da liderança

A partilha de liderança aumentará o envolvimento e crescimento profissional de todos. Envolva a equipa na gestão de pequenos projetos, partilha de boas práticas, na integração de novos elementos, entre outros. O importante é fazer com que sintam que estão a contribuir para o bem geral da empresa. Promova o empowerment dos seus colaboradores!

7. Não abdique das 1:1s

As reuniões one-to-one são fundamentais para a boa performance da equipa como um todo. Promova estas interações regularmente e utilize este espaço não apenas para confirmar o que foi feito ao longo da semana e fornecer feedback, mas também para alinhar expectativas e delinear estratégias de longo prazo.

8. Esteja atenta ao possível burnout de membros da equipa

O risco é significativo! O facto de a realidade do teletrabalho ter sido implementada de forma repentina e a situação de crise que vivemos atualmente, poderá gerar sentimentos de stress, ansiedade, incerteza e desgaste emocional. Incentive os seus colaboradores a encontrar um equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Promova momentos de descontração. Por cá, já aderimos às aulas de yoga, em grupo e on-line.

Por último, gostaria de destacar a necessidade de ser flexível. Todos nos estamos a adaptar e precisamos de perceber de que forma conseguimos ajustar o nosso dia a dia às circunstâncias criadas pela pandemia. Apesar do desgaste associado à gestão de  equipas à distância, asseguro-lhe que o desafio é menor quando contamos com uma equipa motivada, qualificada e inspiradora. Estamos juntos!

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Manuel Campos

Chief Operating Officer, Market Access

 

Fontes:

(2020) Sabina Nawaz, “How Managers Can Support Remote Employees”, Harvard Business Review.
(2020) Laura M. Giurge e Vanessa K. Bohns, “3 Tips to Avoid WFH Burnout”, Harvard Business Review.
(2020) Jason Aten “7 Tips for Successfully Managing Remote Teams”, Inc.com.
(2015) Mark Mortensen “A First-Time Manager’s Guide to Leading Virtual Teams”, Harvard Business Review.
(2013) Michael D. Watkins “Making Virtual Teams Work: Ten Basic Principles”, Harvard Business Review.

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